Geplaatst op
Het digitaliseren van een bedrijf betekent het vervangen van fysieke documenten door digitale documenten die online op een cloud of harde schijf staan opgeslagen. Kasten die vol zitten met mappen en papier worden steeds meer een last en ook al denk je steeds dat je het op wil ruimen, maar er steeds niet aan toe komt. Het probleem is waarschijnlijk ook dat je dan niet weet hoe je dat archief digitaliseren moet doen en dat je de apparatuur niet hebt. Het scannen van documenten en ze op een overzichtelijke manier organiseren blijft een tijdrovende taak, maar het resultaat is wel een veel overzichtelijker systeem.
Het zoeken van een goede scanner
Het digitaliseringsproces begin bij het vinden van een goede scanner. Met een simpele flatbed scanner kan je pagina’s slechts los scannen en niet hele documenten tegelijk. Dan moet je dus op zoek naar een documentscanner. Deze heeft meestal een aantal eigenschappen zoals een automatische feeder die minstens 50 vellen in een batch kan scannen. Ook moeten de verschillende diktes van de documenten niet uitmaken. Documenten kunnen ook allerlei verschillende groottes hebben van a4’tjes met tekst of soms wil je gigantische tekeningen digitaliseren. Hier zijn vaak ook services voor online die hier mee kunnen helpen om het proces makkelijker te maken.
Resolutie van het scannen
De resolutie is ook heel belangrijk bij het digitaliseren van documenten. Deze moet wel juist zijn en passen bij de juiste documenten. Een pagina met alleen letters hoeft niet zo scherp te zijn als bijvoorbeeld een tekening of zelfs foto. Maar je wil ook niet een tekstdocument opslaan in te hoge resolutie, want dat neemt heel veel ruimte in beslag. Als je alle documenten die je wil digitaliseren hebt ingescand, dan kan je ze opslaan. Dat kan je op een harde schijf doen, maar die kan stuk gaan of kwijtraken. Daarom wordt het aangeraden om dit allemaal online via een cloud te doen. Dan heb je nooit het probleem dat als je computer uitvalt je je werk kwijt bent en opnieuw kan beginnen. Daarnaast is het voordeel van via de cloud werken dat je deze overal kan bereiken. Hopelijk geven deze dingen een goed beeld van hoe een digitalisatie in zn werk gaat.