Werknemers hebben misschien geen plezier in vergaderingen als ze keer op keer in een vertrouwde kleine vergaderzaal moeten samenkomen. Vergaderingen komen tegenwoordig vaker voor: onderzoek wijst uit dat leidinggevenden meestal 23 uur per week vergaderen, beduidend meer tijd dan de 10 uur die ze in de jaren 1960 gemiddeld in vergaderingen doorbrachten. Een verandering van plaats kan de werknemers energie geven, hen inspireren om met nieuwe ideeën te komen en een meer samenhangend team te worden. Hier zijn zes voordelen van het huren van een grote vergaderzaal, weg van je primaire kantoorruimte.

1. Genereer nieuwe concepten, perspectieven, en probleemoplossing

Als van medewerkers gevraagd wordt dag in dag uit dezelfde functies in dezelfde ruimte uit te voeren, zullen ze zich waarschijnlijk minder energiek en creatief voelen. Een vaste routine voelt misschien veilig, maar remt het denken. Vergaderingen in steeds dezelfde kleine vergaderruimten kunnen de werknemers doen afvragen wat de bedoeling van de vergaderingen is. Maar als je een grote vergaderzaal te huur vindt, kan die je werknemers een heel andere ervaring bieden.

Soms, als je achter je bureau een probleem probeert uit te werken, lukt het je maar niet om oplossingen te produceren. Als je opstaat voor je bureau en even stopt voor een praatje op een andere afdeling, kom je misschien terug naar je bureau met het antwoord dat je al die tijd al in het gezicht staarde. Hetzelfde principe is aan het werk als je medewerkers bijeenbrengt in een grote vergaderzaal ver van je kantoor. Een andere ruimte kan hen helpen obstakels en problemen op nieuwe manieren te zien.

Tip: Praktijkruimte of coachingsruimte huren – KemkerFlex

2. Verhoog productiviteit en focus

Tijdens vergaderingen in je gewone kantoorruimte moeten werknemers proberen afleiding buiten te sluiten: denken aan het papierwerk dat op hun nabijgelegen bureaus ligt opgestapeld, telefoongesprekken uit de volgende kamer horen, naar het verkeer op straat onder het raam kijken. Een grote vergaderruimte op afstand van je kantoor geeft de werknemers de gelegenheid zich te ontspannen, en nodigt uit tot een creatievere hoofdruimte. Ze zullen oplettender en productiever zijn.

3. Betrek werknemers en inspireer tot samenwerking

Zakelijke bijeenkomsten moeten kansen zijn voor teambuilding en voor het betrekken van werknemers. Ze brengen personeel in afgelegen posities samen met werknemers ter plaatse, en stellen medewerkers die op verschillende plaatsen werken aan elkaar voor. Een grote vergaderzaal biedt de werknemers voldoende ruimte om zich te mengen en elkaar te leren kennen. De onbekende ruimte bevordert het idee dat dit een bijzondere bijeenkomst is, niet zomaar een vergadering. Werknemers zullen zich waarschijnlijk meer gewaardeerd voelen en zullen daarom eerder geneigd zijn samen te werken.

4. Bied voorzieningen aan

Als je een grote vergaderzaal huurt voor je volgende strategievergadering of vakantiebijeenkomst, zul je je werknemers een heleboel voorzieningen kunnen bieden, waaronder meer geavanceerde technologie. In de vergaderzalen van je kantoor is misschien voldoende technologie beschikbaar, maar nieuwere toestellen en mogelijkheden kunnen je helpen creatiever te zijn in je presentaties. Als je presentaties verlevendigt met zaken als projectoren, smart boards, en plasmaschermen, zul je eerder geneigd zijn je werknemers erbij te betrekken, en zullen je vergaderingen productiever zijn.

5. Bied voldoende ruimte voor iedereen

Je huidige vergaderzaal is misschien zo klein dat werknemers te dicht op elkaar moeten zitten, zonder bewegingsruimte. Of je hebt misschien niet eens genoeg zitplaatsen voor iedereen, waardoor sommige medewerkers over mensen heen moeten staan die aan tafel zitten. Deze situaties hebben de neiging deelnemers te doen verlangen dat de vergadering voorbij is. Als je bedrijf geen vergaderruimte van voldoende grootte heeft of helemaal geen vergaderruimte heeft, kun je een grote vergaderzaal huren waarin elke deelnemer comfortabel kan zitten en zich deel van het team voelt.

Uitgelicht: Vergaderruimte huren

6. Geef minder uit dan aan een vergaderzaal in een hotel

Een ruimte in een vergaderzaalverhuurbedrijf is een prima alternatief voor vergaderzalen in hotels of een kamer die je per maand huurt. Een vergaderruimte verhuurbedrijf kan je genoeg ruimte bieden tegen de helft van de kosten van hotel vergaderzalen en biedt alle voorzieningen die je nodig hebt.

Het kan moeilijk zijn werknemers te inspireren om vergaderingen bij te wonen. Als je ze een comfortabele ruimte biedt, weg van de afleiding en vertrouwdheid van je gewone kantoor, creëer je een productievere, dynamischere sfeer. Neem vandaag nog contact op met ons team voor een consultatie.